5 elementos a considerar al escoger un sistema de colas

Las empresas y organizaciones necesitan integrar tecnología a sus procesos para mejorar el rendimiento general del negocio. Existen algunos procesos particularmente susceptibles a la transformación digital como es el caso de las colas físicas en sala de espera, las cuales pueden trasladarse con facilidad al plano digital utilizando un sistema de filas virtuales.

Con un software para turnos se vuelve posible mejorar la gestión de salas de espera y conseguir tiempos de espera equilibrados, así como planificar con eficiencia la asignación del personal de atención al cliente en cualquier tipo de negocio, todo lo cual deriva en una experiencia de servicio al cliente óptimo.

¿Qué es y cómo funciona un software de filas virtuales?

Un sistema de gestión de filas, también conocido como turnero digital o software para turnos, es un gestor cuyo objetivo es el control de la atención al cliente de un negocio.

Según el modelo de negocios varía la forma en que las personas hacen fila para recibir atención, pero nos dimos cuenta que una de las viajes que realiza el cliente más comunmente es:

1. Utiliza su teléfono móvil o una computadora para elegir el servicio deseado: Con la ayuda de Q-Flow puedes brindarle la opción de utilizar un código QR o un enlace por medio de sitio web o aplicación móvil, además también podrán solicitar su turno en la fila virtual a través de WhatsApp o interactuando con quioscos de autoservicio en tus salas de espera.
2. Recibe un ticket virtual: Este puede ser un ticket impreso, una imagen por medio de whatsapp, un mensaje de texto con la información de tu turno, un email y algunas opciones más, todo dependerá de lo que elija tu cliente.
3. Espera su turno de atención de forma remota: en el coche, una cafetería, en casa, realizando mandados o como el cliente prefiera. Controlará su lugar en la fila virtual recibiendo notificaciones y actualizaciones en tiempo real por el canal de comunicación que haya elegido.
4. Su turno ha llegado: el cliente recibirá las instrucciones sobre a donde tendrá que dirigirse. Las notificaciones se pueden realizan a través de whatsapp, SMS, correo electrónico y aplicaciones móviles. Todo esto, en tiempo real.

Tipos de sistemas de filas virtuales

Los sistemas para la gestión de áreas de espera y controlar el flujo de clientes en tiempo real poseen diferentes estructuras que varían en función a la necesidad de cada tipo de empresa. Sin embargo, según sus características, podemos reducirlos a tres grandes grupos:

• Sistemas de filas: Estos se encargan de filtrar usuarios provenientes de diversas fuentes y que están en espera de atención, poniéndolos en filas de espera organizadas y optimizadas para crear un proceso equilibrado que beneficie a todos los clientes. 
• Sistemas de notificaciones: Los sistemas de ticket virtual utilizan notificaciones para avisar a los usuarios sobre el tiempo de espera y su posición en una fila virtual. El cliente en una sala de espera virtual podrá llevar a cabo otras tareas y aprovechar más su tiempo. 
• Sistemas de reserva: Es el caso de los sistemas de reserva de eventos online. Al crear eventos, las empresas envían mensajes personalizados, invitaciones y generan notificaciones automáticas para ofrecer información extra a los asistentes al evento.

5 elementos a considerar al escoger un sistema de colas

Considerando toda la información anterior, la elección de un sistema de filas virtuales requiere atención a los siguientes elementos: 

1. Nivel de personalización del sistema
Los sistemas de filas virtuales son soluciones digitales pensadas para atender las necesidades de diversas industrias, principalmente salud, finanzas, retail, telecomunicaciones, educación, logística y gobierno.

Entonces, se necesita analizar con detenimiento el nivel de personalización ofrecido por el sistema, para determinar si se adapta bien a las exigencias particulares de cada modelo de negocios. El mejor sistema será el que ofrezca mayor posibilidad de configuración para ajustarlo a tu negocio.

El rasgo más innovador que ofrecen los diversos sistemas de filas, radica en la posibilidad de acceder a sus funciones de forma online, aprovechando la computación en la nube, operando a través de internet.

Al operar en la nube, permiten la sincronización entre dispositivos y el acceso a todas las funciones del software de forma remota. Sin dudas, una característica importante para la eficiencia operacional.

Existen diversos tipos de sistemas de filas, algunos de ellos utilizan quioscos de autoservicio para dispensar los turnos.

Por su parte, los sistemas de filas virtuales aprovechan la tecnología ya disponible en los teléfonos inteligentes para poner a disposición de los usuarios el dispensador de turnos. De esta forma, las empresas pueden brindar el servicio de fila virtual a distancia, en automático y en tiempo real.

Seguramente tu empresa ya cuenta con otras soluciones digitales como parte de sus esfuerzos enfocados en simplificar tareas, automatizar procesos y agilizar servicios.

El sistema elegido debe ser capaz de integrarse e interactuar con el resto de soluciones ya implementadas en el negocio. La integración resultará especialmente útil para la obtención de datos relevantes del cliente con los cuales aplicar segmentación y cumplir otras funciones.

Una de las mayores preocupaciones al implementar soluciones tecnológicas, es la cantidad de dinero a invertir. El costo del sistema de colas suele tasarse en tarifas preestablecidas que suelen pagarse mensual o anualmente, tal como ocurre con cualquier otro servicio por subscripción.

Las tarifas se plantean como una solución escalable según las necesidades de cada negocio, ampliando el entorno del sistema de filas virtuales con servicios adicionales que enriquezcan aún más la experiencia del cliente.

¿Buscas un sistema de gestión de filas? Desde ACF Technologies hemos ayudado a más de 600 empresas alrededor del mundo a reducir el tiempo de atención al cliente e incrementar sus ventas al implementar las soluciones más completas, versátiles y eficientes para la gestión de áreas de espera.

Además nuestro software no solo es completamente integrable sino que tiene la capacidad de brindarte con otras soluciones para crear entornos de gestión digital adecuados a las necesidades de cada modelo de negocios. Así, el sistema de filas virtuales puede funcionar junto a la plataforma BPM destinada a la automatización de flujos de trabajo y con el terminal del punto de ventas, la herramienta de encuestas para que conozcas mejor a tus clientes y todas nuestras demás soluciones, soluciones que puedes ir escalando poco a poco conforme tus necesidades y presupuesto.

Así que el momento para que te decidas en darle una mejor experiencia a tus clientes ha llegado, programa una demostración gratuita hoy mismo y dejános ayudarte a alcanzar tus objetivos comerciales.