El mundo ha adoptado la transformación digital de forma increíble en los últimos dos años, nadie creyó que nos podríamos adaptar tan rápido. Ahora hablamos de un mundo post-covid, notamos un claro cambio en nuestro comportamiento, todos debemos adaptarnos a un nuevo orden de cosas y los servicios públicos no son la excepción.
Esa idea nos lleva a plantearnos la pregunta: ¿Han implementado los gobiernos a sus servicios la última tecnología que existe para ofrecer una experiencia eficiente a los ciudadanos? Claramente sigue siendo un reto para muchos países, por eso hoy queremos abordar este tema, especialmente en el sector de tránsito:
1. Software de programación inteligente de citas
La programación de citas puede hacer que la típica oficina de tráfico congestionada pase a ser historia, permita a sus clientes tomar el control de su tiempo, facilite a sus ciudadanos la programación, seguimiento y reorganización de sus citas en cualquier dispositivo. En lugar de tener que improvisar en sus planes sin saber cuánto durará la fila, los ciudadanos pueden programar sus citas en línea y saber que hay un número limitado de personas destinadas a esa franja horaria, lo que garantiza un servicio más ágil.
El software de programación filas y turnos también dispone de recordatorios automáticos para los clientes sobre lo que deben llevar a su cita, esto ayuda a proporcionar una experiencia de primera clase a los ciudadanos y agiliza los servicios del departamento de tránsito.
El ciudadano muchas veces se encuentra con que el personal de primera línea está cansado y malhumorado, pero si logramos hacer más fluida la experiencia, más eficiente será el personal y por lo tanto proporcionará una mejor experiencia y un servicio más amable para los clientes. Nuestra solución inteligente puede hacer que toda una operación sea más productiva, mejorando la experiencia de los ciudadanos y del personal.
2. Aumente su oferta en línea
Hasta hace poco, (para ser exactos, justo antes de que empezara la pandemia del COVID-19) la mayoría de los servicios públicos tenían que prestarse en persona. Si alguien necesitaba acceder a un servicio, tenía que acudir físicamente a una oficina gubernamental y ponerse al final de una fila.
En la actualidad, las innovaciones permiten a instituciones como el Departamento de Tráfico prestar servicios en línea sin problemas; renovar el carné de conducir o hacer el examen de conocimientos viales es posible ahora desde cualquier lugar en el que se encuentre el ciudadano.
Cuantos más ciudadanos puedan acceder al servicio que necesitan en línea, menor será la presión sobre su personal, liberándolo para que pueda ofrecer un servicio de mayor calidad a los ciudadanos que deciden acceder a sus servicios en persona. Y cuanta menos gente haya en su oficina gubernamental, menos tiempo pasará cada persona esperando en la fila.
Es importante mencionar que ahora podrá evitar que un ciudadano que no cumple los requisitos adecuados para acceder al servicio que necesita o no ha llevado los documentos que necesita a una oficina pierda tiempo haciendo fila para un servicio al que no puede acceder y le facilitará la opción de estar en casa para poder ir a buscar o pedir lo que necesita por Internet con unos pocos clics de su ratón, gracias a los recordatorios automáticos de nuestra herramienta.
Cuantos más servicios ofrezca el departamento de tránsito en línea, menos personas necesitarán visitar la oficina del departamento de tránsito y esto se traducirá en un viaje del ciudadano optimizado y eficiente.
3. Formularios en línea y carga de documentos
Permitir a los ciudadanos rellenar todo el papeleo que necesitan y subir los documentos requeridos para acceder al servicio antes de llegar a su cita es otra práctica sencilla para reducir los tiempos de espera en el departamento de tránsito.
Esto minimizará el número de ciudadanos en la sala de espera, mejorando los tiempos de espera reales y percibidos. Al mismo tiempo puede reducir el margen de error, asegurando que cada ciudadano tenga acceso a toda la información para completar los formularios con la información necesaria, ya que tendrán los documentos de apoyo para revisar en casa.
Además, un sistema inteligente en línea no admitirá formularios incompletos e incorrectos, lo que significa que los ciudadanos nunca tendrán que pasar por la frustrante experiencia de rellenar el mismo formulario dos veces y esta información permanecerá en la base de datos del departamento de tránsito para futuras consultas.
Permitir a los ciudadanos que rellenen el papeleo con antelación a su cita acortará el tiempo de cada visita, agilizando toda la operación y mejorando la experiencia de los ciudadanos y del personal.
4. Asignación de personal en función de las necesidades de los ciudadanos
Q-Flow es la plataforma central que impulsa nuestro conjunto de soluciones de próxima generación para la experiencia del cliente y la gestión de filas. Este software integral permite a las oficinas gubernamentales gestionar y optimizar los viajes de los clientes y agilizar los procesos.
Q-Flow proporciona datos que puede utilizar para identificar los picos y las caídas en la actividad de los clientes durante el período de tiempo que elija: la época del año, el mes, la semana y el día. A continuación, puede utilizar esta información en tiempo real para planificar los horarios de su personal, de modo que el departamento de tránsito funcione lo mejor posible en todo momento.
El sistema Q-Flow también asigna automáticamente a los ciudadanos al miembro del personal más adecuado para ayudarles en función de sus necesidades específicas. Esto garantiza que cada ciudadano reciba el servicio que necesita con la mayor rapidez posible, lo que permite al departamento de tránsito ofrecer un funcionamiento más eficiente.
5. Proporcionar un mejor servicio con Q-Anywhere
Ahora los ciudadanos pueden acceder sin problemas a los servicios del departamento de tránsito de forma remota con Q-Anywhere.
Los clientes pueden programar una cita y unirse a una sala de espera virtual desde cualquier lugar que elijan o necesiten estar en ese momento.
La razón principal por la que esperar en la fila es tan frustrante, es el hecho de que no sabes cuánto tiempo vas a estar allí. ¿Debes molestarte en hacer fila cuando ya ha pasado más de una hora, o tardarás una década? ¿Debes reorganizar la recogida de tus hijos en el colegio, o sólo serán diez minutos más?
Si se comunican los tiempos de espera a los ciudadanos para que puedan planificarlos, todo será mucho más fácil. Y lo que es más importante, muestra una institución honesta que se preocupa por sus ciudadanos por encima de todo.
Los sistemas como Q-Anywhere le permiten enviar automáticamente actualizaciones a los ciudadanos a través de una notificación móvil y a través de la señalización digital en las instalaciones.
Experiencias de cliente diseñadas para un mundo virtual
Las soluciones existen. En ACF hemos desarrollado soluciones aplicables para apoyar al mundo en esta continua transformación digital. Estamos decididos a mejorar todos los aspectos del servicio al cliente y llevar a su organización a su máxima eficiencia. La tecnología más avanzada puede aplicarse a su estrategia de forma fluida.
Saque el máximo partido a las soluciones de ACF y destaque ofreciendo el mejor viaje al cliente. Vea cómo ACF da soporte a todos los sectores y analice más de cerca los servicios gubernamentales y cómo mejorar la eficiencia operativa:
- Mejore la satisfacción de los empleados automatizando el flujo de clientes y eliminando pasos innecesarios.
- Mantenga un entorno relajado y mejore la calidad del servicio.
- Mejorar la asignación de recursos y la productividad con datos predictivos en tiempo real.
- Eliminar las tareas innecesarias y automatizar el flujo de trabajo para agilizar las transferencias y la finalización de los procesos.
- Reducir los costes al disminuir la duplicación mediante la integración con software de terceros.
El departamento de tránsito se alinea con la transformación digital
El departamento de tránsito es una de las instituciones gubernamentales que reúne a un importante número de personas a lo largo del año para gestionar diversos asuntos relacionados con la identidad, la licencia de conducir, el registro de vehículos, entre otros.
La experiencia del cliente debe ser el foco de cualquier servicio. La experiencia del cliente es el objetivo principal, la fórmula buscada es inequívocamente la integración de las tecnologías disponibles para hacer que cada paso del viaje del cliente sea mejorado. Un mejor resultado de todo el proceso significa mayor calidad para los ciudadanos y el personal del departamento de tránsito. Menos pérdida de tiempo y experiencias más agradables.
Es esencial que el departamento de tránsito siga mejorando con la última tecnología para reducir los errores, las malas experiencias y agilizar todos los procesos.
ACF es una empresa líder en soluciones de gestión de la experiencia del cliente. ACF transforma la forma en que los ciudadanos interactúan con los diferentes sectores de servicios, aplicando una experiencia ideal en cada punto de contacto, mejorando la comunicación con los ciudadanos y minimizando los tiempos de espera. Nuestro software de gestión de filas y turnos, elimina las filas interminables, prioriza a las personas, transfiere a los ciudadanos entre departamentos y facilita las transacciones en línea.
Con el software y los sistemas de gestión de filas de ACF Technologies, las oficinas gubernamentales pueden estar al tanto de las demandas de los ciudadanos en cuanto a accesibilidad y transparencia en todo el proceso de citas, si quieres saber cómo podemos lograr esto ¡Agenda una Demo! y déjanos ayudarte.
