Los colegios y universidades de todo el mundo han comenzado a dar la bienvenida a los estudiantes a sus campus, todo en el marco de “la nueva normalidad” tras la pandemia de COVID-19.
Los administradores universitarios se encuentran bajo una inmensa presión para brindarles a los estudiantes el apoyo que necesitan para navegar por la complicada situación en la que nos encontramos y la salud mental de los estudiantes está en riesgo.
Afortunadamente, la tecnología de vanguardia es una forma eficaz y asequible de crear una mejor experiencia para los estudiantes que ayuda a reducir los niveles de estrés en todo el campus.
En esta breve guía, viajaremos a través de ocho formas en que puedes aprovechar la última tecnología de administración de filas y reserva de citas para transformar por completo la experiencia que los estudiantes y el personal tienen en el campus de sus universidades y/o colegios.
Descubre cómo la gestión de colas puede reducir los tiempos de espera en su campus.
1. Optimiza la eficiencia del servicio y reduce los tiempos de espera para los estudiantes
¡Todo el mundo odia esperar!Un artículo de “The New York Times” lo resume muy bien: "el costo dominante de la espera es emocional: el estrés, el aburrimiento, esa sensación molesta de que la vida se está escapando".
Ten en cuenta que para tus estudiantes de la generación Z, la mayoría de las cosas en la vida están a solo unos toques de la pantalla de un teléfono inteligente, lo que hace que el tiempo que tienen que esperar en la fila se sienta particularmente tortuoso en comparación a otras actividades de su vida diaria.
Cada vez que tus estudiantes hacen cola o esperan su turno en el campus, lo más probable es que les preocupe llegar a tiempo a clase, tener ganas de pasar tiempo con amigos, ir a las instalaciones deportivas o ponerse al día con sus estudios.
La presión sobre los estudiantes no es una broma, especialmente para aquellos en su último año de estudio, preocupados por comenzar sus carreras, además, el miedo a perderse algo es muy real para una generación tan conectada a las redes sociales, donde están constantemente expuestos a lo más destacado de lo que hacen los demás.
Tener que esperar, regularmente en largas filas, es una forma de estrés que los estudiantes ciertamente pueden evitar y es un factor que puede contribuir a la actual crisis de salud mental de los estudiantes.
Lo bueno es que tus estudiantes nunca más tendrán que esperar en otra fila larga gracias a la tecnología de filas virtuales. Con esta tecnología puedes permitir a los estudiantes unirse a una fila o cola para un servicio que necesitan a través de su teléfono inteligente mientras ellos pueden salir con sus amigos o estudiar en la biblioteca, para luego dirigirse a su cita al ser notificados.
Esto reduce drásticamente el estrés que implica esperar para acceder a un servicio y hace que quedarse sin hacer nada preguntándose qué están haciendo sus amigos sin ellos sea cosa del pasado.
Las herramientas como Q-Flow también permiten a los administradores universitarios analizar el paso de los estudiantes y luego organizar los horarios y los recursos del personal en los momentos de mayor actividad en función de análisis históricos y en tiempo real. Esto ayuda a que los servicios en toda tu institución funcionen mucho mejor, reduciendo la presión sobre tu personal y los tiempos de espera para tus estudiantes.
2. Gestionar el flujo de estudiantes y visitantes
Navegar por un nuevo campus puede ser una experiencia abrumadora para los estudiantes que acaban de salir de casa por primera vez. Si no tienen algunas manos que les ayuden en el camino, existe la posibilidad de que pasen gran parte de las primeras semanas de sus estudios nerviosos, frustrados, perdidos y retrasados.
La tecnología de señalización digital y wayfinding puede ayudar a aliviar la ansiedad de navegar por un nuevo campus al proporcionar instrucciones detalladas para cada aula.
Los administradores universitarios pueden incluso mostrar fotografías del miembro del personal al que los estudiantes deben acudir en busca de ayuda, mientras que los estudiantes pueden verificar los tiempos de espera proyectados para el servicio al que buscan acceder y así poder visitar la oficina en un momento menos ocupado.
La señalización digital también puede recibir a los visitantes de tu campus con instrucciones detalladas sobre dónde ir y exactamente cómo llegar allí, así como la fotografía de la persona a la que deben ir a ver.
Esto elimina toda la ansiedad de visitar tu campus por primera vez o pasar las primeras semanas allí como estudiante.
3. Alertas y comunicación
Una vez que un estudiante se ha unido a una fila o turno virtual, se le actualizará automáticamente sobre su lugar en la fila, el tiempo de espera estimado y cuándo debe llegar a su cita.
Esto les permite esperar donde quiera, en su dormitorio, en la biblioteca, en una cafetería, sin tener que preocuparse por perder su lugar. Y si hay un retraso, pueden simplemente continuar con lo que están haciendo en lugar de tener que llegar al lugar y quedarse frustrados por no haber sido atendidos en su momento. Además, se enterarán con mucha antelación para que puedan planificarlo, a diferencia de una cola tradicional en la que las personas se preocupan por saber cuándo finalmente será su turno.
4. Agilizar los servicios
Los estudiantes pasan sus días volando desde conferencias hasta exámenes, actividades extracurriculares y eventos sociales. Para bien o para mal, están bajo una inmensa presión para ocupar todo lo que puedan en su tiempo en la universidad, y tener que esperar en largas filas para acceder a los servicios universitarios es un impedimento frustrante para eso.
Cuanto más optimizados sean tus servicios, más felices serán tus estudiantes. Y cuanto más felices sean tus estudiantes, mejores serán sus calificaciones, menores serán sus tasas de deserción y mejor será su bienestar.
5. Mejorar las operaciones (y la satisfacción del personal)
La tecnología de administración de colas o turnos virtuales no solo hace las cosas más fáciles y menos estresantes para los estudiantes. Debido a que los estudiantes pueden evitar las horas pico y esperar los servicios donde quieran, las cosas funcionan mucho mejor para su personal de primera línea. Además, debido a que los horarios del personal se pueden planificar en las horas pico de los servicios, su personal debería estar mucho menos abrumado.
Además, los paneles de inteligencia empresarial de Q-Flow permiten a las universidades capturar información útil sobre por qué y cuándo los estudiantes visitan los servicios. Esta información ayuda a los administradores a mejorar las operaciones diarias a través de información en tiempo real sobre las horas pico en las que los estudiantes acceden a los servicios, los servicios más populares y cualquier patrón regular que surja.
Es más, atender a estudiantes felices es mucho más fácil para tu personal que tener que lidiar con estudiantes frustrados por largas filas, servicios lentos y mala comunicación.
Todo esto se suma a operaciones mejor optimizadas y personal más feliz y menos estresado.
6. Recolección de equipo
Las filas virtuales también pueden facilitar mucho la entrega de ensayos y la recolección de equipos tanto para los estudiantes como para el personal.
Las cosas pueden complicarse si todos los estudiantes que necesitan acceder a un servicio llegan todos a la vez. Pero capacitar a los estudiantes para que reserven un horario específico de entrega o recolección puede agilizar todo el proceso. Además, puede garantizar que el equipo adecuado llegue al estudiante adecuado en todo momento.
7. Creando una experiencia educativa sin estrés
La salud mental de los estudiantes nunca ha estado bajo más escrutinio, y por muy buenas razones.
La Evaluación Nacional de Salud Universitaria de 2019 de la American College Health Association reveló la cruda realidad del estado de la salud mental de los estudiantes universitarios de EE. UU. El 24,3% recibió tratamiento por ansiedad en los doce meses anteriores a la encuesta y el 20% por depresión. Además, el 45,3% dijo que estaba bajo un estrés "superior al promedio", mientras que el 13,4% sintió que estaba bajo una cantidad "tremenda" de estrés.
Por supuesto, todo esto se ha visto agravado por la pandemia de coronavirus. Un estudio de los efectos del COVID-19 en la salud mental de los estudiantes universitarios en los Estados Unidos reveló que el 71% de los estudiantes encuestados indicaron un aumento del estrés y la ansiedad debido al brote de COVID-19. Esto no solo provocó un aumento del miedo y la preocupación por su propia salud y la de sus seres queridos, sino también dificultad para concentrarse, interrupciones en los patrones de sueño y una mayor preocupación por el rendimiento académico para la gran mayoría de los estudiantes.
Un estudio similar sobre el impacto de COVID-19 en la salud mental de los estudiantes universitarios de EE. UU. Concluyó que "los claros impactos negativos en la salud mental exigen que las escuelas y las regulaciones federales se adapten, apoyen y hagan que la atención de la salud mental sea accesible para todos los estudiantes".
Además, un informe reciente de las Academias Nacionales de Ciencias, Ingeniería y Medicina de EE. UU. Sobre Salud Mental, Uso de Sustancias y Bienestar en la Educación Superior cita encuestas que encontraron que los educadores postsecundarios encontraron que casi el 80 por ciento creía que el bienestar emocional es un "muy" o factor "extremadamente" importante en el éxito de los estudiantes - y que la tasa de abandono de los estudiantes con problemas de salud mental diagnosticados oscila entre el 43% y el 86%.
La evidencia es clara: estamos en medio de una crisis de salud mental estudiantil y existe un vínculo claro entre el bienestar de sus estudiantes y los resultados de sus universidades.
Sin una solución como Q-Flow implementada, los estudiantes tienen que esperar en fila sin tener idea de si los verán antes de su próxima conferencia y nada que hacer más que pensar en lo que se están perdiendo o desplazarse por las redes sociales mirando lo que hacen los demás.
Estas ansiedades se alivian instantáneamente con las colas o turnos virtuales, lo que permite a los estudiantes usar su tiempo como les plazca y esperar a que se les notifique cuándo es el momento de que los vean en lugar de hacer una fila que les provoque estrés.
Si bien esto no va a resolver la crisis de salud mental de los estudiantes por sí solo, elimina uno de los muchos factores que se suman al estrés y la ansiedad que los estudiantes enfrentan todos los días.
8. Recopilación de datos sobre la satisfacción de los estudiantes
Q-Flow también recopila datos de satisfacción de los estudiantes en tiempo real a través de notificaciones automáticas y mensajes SMS que se activan mientras están en el campus o justo después de que se comprometen con un servicio.
Esto proporciona información invaluable, sobre todo, desde la limpieza de los baños hasta la calidad del servicio que recibieron de tu personal. Puedes utilizar estos datos para ajustar tus servicios y medir los resultados en tiempo real, ayudando a crear un entorno lo más agradable posible para los estudiantes.
Transformando la experiencia del estudiante
Si deseas reducir el estrés de tus estudiantes, ahorrarles tiempo y ayudar a mejorar su salud mental, es hora de transformar la experiencia de los estudiantes en el campus de tu universidad y/o colegio a través de la última tecnología.
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