Si piensas que es momento de llevar tu empresa al siguiente nivel en cuanto a gestión de procesos, organización y productividad. Las metodologías BPM pueden ser la solución perfecta para ayudarte a alcanzar tus objetivos.
Esto es un reflejo de las mejoras que se pueden llevar a cabo en las prestaciones de los servicios una vez que se optimizan y automatizan los procesos de gestión.
Que, como resultado, impactará en los beneficios económicos de la empresa.
Pero, ¿qué son exactamente las metodologías BPM?
Y tiene que ver con todas las acciones que podemos llevar a cabo para el control, organización, optimización y automatización de los procesos de una empresa.
Que, en su mayoría, no pueden ser abarcadas por las herramientas convencionales y necesitan de la implementación de tecnologías capaces de llevar a cabo múltiples tareas.
¿En qué consiste la gestión de procesos con metodologías BPM?
Las metodologías BPM tienen como objetivo final, automatizar y mejorar las interacciones entre los usuarios y los procesos de la empresa, optimizando y aumentando la productividad.
Obteniendo así, una mejor resolución en la atención, gestionando de forma óptima toda la información y la analítica, para garantizar una toma de decisiones fundamentada.
Además, también ayudan a mejorar el orden, la comprensión y la eficiencia de los flujos de trabajo que componen el proceso dentro de un negocio.
Esto se consigue mediante la utilización de software especializados en la monitorización, medición, análisis y ejecución de los procesos internos de las empresas.
En otras palabras, existen tecnologías capaces de analizar todo el funcionamiento de los servicios de su negocio y además ejecutar acciones para optimizar cada una de las actividades.
Es por eso que las empresas que utilizan metodologías BPM, consiguen desarrollar una visión integral de las prestaciones de sus servicios.
Lo que les permite determinar con exactitud qué procesos individuales están fallando y tomar acción para mejorar la ejecución de sus actividades.
¿De qué manera un BPM ayudaría a su empresa a mejorar la productividad?
La ejecución de procesos de una empresa, siempre impactarán de forma directa o indirecta sobre las prestaciones de su servicio.
Es por esta razón, que resulta de vital importancia que todas las áreas que conforman el sistema estén correctamente interconectadas. Y que además se cumplan los objetivos pautados en cada fase de los procesos.
Sin embargo, monitorear constantemente el flujo de operaciones para asegurar el correcto funcionamiento, no suele ser tan sencillo. Sobre todo cuando no disponemos de herramientas que faciliten estas tareas.
Por esta razón, existen empresas como ACF que se encargan de desarrollar software especializado en la gestión de procesos empresariales.
Que además de promover el uso de nuevas tecnologías BPM, le da la oportunidad a los dueños de negocios de:
Automatizar y optimizar todos los procesos de su empresa:
Una de las mejores formas de aumentar la productividad de una empresa es mediante la automatización y optimización de sus procesos.
Ya que esto ayuda a reducir los tiempos de ejecución de cada tarea individual y minimiza la necesidad de operadores que están constantemente monitoreando y controlando el funcionamiento del sistema.
Centralizar las operaciones en una misma plataforma:
Los software BPM suelen estar diseñados para que todas las personas que hacen uso del sistema de la empresa, puedan estar conectados por medio de una misma plataforma.
De este modo, es posible centralizar la gestión de procesos, establecer en qué área de la empresa se realizará cada tarea y cuáles serán los tiempos que se tomarán para ejecutar dicha tarea.
Esto permite conocer desde una misma plataforma, el funcionamiento total de la empresa, por medio de dashboards y reportería.
Lo que ofrece una mayor transparencia en el desarrollo de las actividades, y ayuda a los dueños de negocio a identificar aquellas áreas con potencial para su optimización.
Gestionar de forma más eficiente todas las operaciones:
Al adquirir un software que funciona con las metodologías BPM, no solo podrá controlar la gestión de los procesos actuales de su empresa.
Con un BPM es posible diseñar, modelar, probar y ejecutar nuevas actividades que puedan impactar positivamente en el funcionamiento de su servicio. Incluso si no es un experto en TI.
Esto quiere decir que podrá establecer nuevos flujos de trabajo dentro de su empresa e incluso facilitar la ejecución de los procesos actuales combinando diferentes soluciones.
Monitoreo continuo y análisis basado en datos:
Una característica esencial de los software BPM es que disponen de mecanismos de monitoreo y visualización de los procesos de su empresa en tiempo real.
El cual siempre será un requisito previo a la optimización de cualquier sistema o servicio.
Además de enviar notificaciones a la gerencia en tiempo real, establecidas por SLA’s de cumplimiento para tomar acción cuando sea necesario.
De este modo, el software es capaz de recoger una gran cantidad de datos y compararlos con los valores medios que fueron preestablecidos. Revelando posibles deficiencias en el funcionamiento de alguno de los procesos.
Y permitiendo así, que los analistas de datos puedan establecer métricas para su estudio y mejora.
Optimización y automatización de los sistemas de gestión empresarial:
Al disponer de la ayuda de herramientas BPM, es posible optimizar y automatizar algunas de las actividades más importantes de las empresas.
De este modo, es mucho más sencillo ejecutar cada una de las operaciones de forma sistemática y garantizar siempre un buen servicio a los clientes.
Ya que reduce la intervención humana, permitiendo que los trabajadores de su empresa puedan centrarse en otras actividades que generen valor.
Además, también permite reestructurar y digitalizar procesos que antes se realizaban de manera manual. Minimizando los tiempos de acción y respuesta de la empresa.
La suma de cada uno de estos aspectos será la clave para aumentar la productividad de su servicio y garantizar la conclusión de cada uno de los objetivos, tanto comerciales como empresariales.
¿Qué es el Ciclo de vida de un BPM empresarial?
Para poder llevar a cabo las actividades que le permitirán optimizar y gestionar de forma eficiente los procesos de su empresa, es necesario planificar los pasos a seguir para alcanzar los objetivos.
Y en cuanto a las metodologías BPM, esto se conoce como ciclo de vida, y consiste en 5 etapas fundamentales.
- El diseño: Antes de comenzar con la implementación de un BPM, es necesario entender cuáles son todos y cada uno de los procesos que se ejecutan en la empresa.
También es necesario determinar a qué área de la empresa pertenecen cada uno de ellos.
Y una vez que los hemos identificado, lo ideal es evaluar las métricas actuales para examinar el estado en el que se encuentran estos procesos.
De este modo, será mucho más sencillo definir los objetivos a corto o largo plazo, centrándonos principalmente en las funcionalidades clave del sistema. - El modelado: En la segunda etapa del ciclo, que tiene que ver con el modelado. La empresa debe definir cuáles son los nuevos procesos que se requieren optimizar para mejorar la productividad
Se trata básicamente de dar forma a los objetivos que se plantean en la primera fase del ciclo y observar cómo funcionan los procesos en los diferentes escenarios. - La ejecución: Una vez que se completa la etapa de modelado se procede con la ejecución de los nuevos procesos y se realiza una documentación del mismo.
En esta fase se comenzarán a implementar todos los cambios, ajustes o mejoras que sean necesarias. Además, también se incluirá la estandarización y optimización de los procesos. - El control y monitoreo: En esta etapa será necesario supervisar y analizar de forma constante cada uno de los procesos. Ya que esto nos permitirá realizar mediciones y comparaciones más exactas, que revelen el verdadero potencial de optimización de cada proceso.
Recordemos que solo al conocer con exactitud, los puntos críticos de los procesos de su empresa. Podrá planificar las soluciones que mejorarán la calidad de su servicio. - La optimización: Una vez que finaliza la fase de control y monitoreo, todos los datos que nos arroje la herramienta BPM que estemos utilizando servirán para establecer los nuevos parámetros para la gestión de procesos y definir nuevos objetivos.
¿Cómo implementar sistemas BPM y mejorar la gestión de procesos de su empresa?
Una vez que ha tomado la decisión de implementar un BPM en su empresa, el siguiente paso será comenzar a definir cuáles son los objetivos que desea conseguir.
Puede ser, desde la optimización y administración de procesos, hasta el análisis de la calidad de sus servicios, en función del grado de satisfacción de sus clientes.
Todo esto y más, podrá ser medido y analizado empleando un software BPM como el de ACF Technologies.
Q-Flow BPM de ACF Technologies:
Nuestro BPM lo ayudará en todo lo que tenga que ver con la gestión de procesos, facilitando la automatización de flujos de trabajo.
Sobre todo en aquellas tareas que se realizan de forma repetitiva, para que pueda centrar sus esfuerzos en el funcionamiento de otras actividades más complejas.
Además, le ofrecemos mejores soluciones a las formas en las que sus operadores interactúan con sus clientes.
Ya que el software integrado al BPM, funciona con una lógica de intercambio de información. Que transfiere de manera eficiente los procesos, entre las distintas áreas de la empresa para simplificar las cargas de trabajo.
La herramienta también dispone de reportes y alertas, que ayudan a los supervisores a mantenerse en el camino correcto para lograr sus objetivos, KPI 's y SLA’s.
Si quieres conocer más sobre nuestro BPM y cómo implementar estas herramientas te ayudará a aumentar la productividad de tu empresa, te invitamos a ponerte en contacto con nosotros.
En ACF estamos a disposición para ayudar a todas las empresas que quieran mejorar la gestión de sus procesos y unirse a la transformación digital.
