En cualquier tipo de organización, la toma de decisiones requiere la recopilación y análisis de una gran variedad de datos. Tradicionalmente, las empresas han utilizado los formularios manuales como una forma de captar esos datos e información relevante del consumidor, un proceso que, con el tiempo y las nuevastecnologías, se ha convertido en ineficiente, ya que demanda mucho tiempo a empleados y clientes.
Gracias al proceso de transformación digital se ha logrado la digitalización de los formularios, facilitando la recopilación de información y el seguimiento en tiempo real de la misma, algo que resulta útil para mejorar la experiencia del cliente.
Los formularios en línea suponen un elemento que agiliza la gestión documental y genera un ahorro de recursos (tiempo, dinero y esfuerzo), entre otros beneficios. En las siguientes líneas podrás comprender mejor la utilidad de los formularios en la optimización de procesos, los beneficios de su implementación y algunas situaciones donde se pueden implementar con éxito.
Formularios en línea: ¿Qué son y para qué sirven?
El formulario en línea, también conocido como formulario inteligente, es una herramienta digital de recolección de datos, diseñada con la finalidad de que las personas introduzcan su información. Esta información puede ser utilizada posteriormente con diversos objetivos, entre ellos conocer la experiencia del cliente y su nivel de satisfacción para mejorar procesos de negocios.
Los formularios en línea disponibles en nuestra plataforma consiguen adaptarse a las necesidades de cada tipo de empresa, acompañar el viaje del cliente, agilizar procesos administrativos y funcionar como herramienta de soporte para tu negocio. Algunas de sus utilidades son:
- Registrar información de clientes nuevos.
- Actualizar datos de clientes previos.
- Realizar encuestas de satisfacción del cliente.
- Llevar a cabo estudios de mercado.
- Recoger solicitudes de empleo.
- Permitir reclamos de empleados/clientes.
- Reserva de eventos online.
- Completar reportes de trabajo.
- Cargar documentos necesarios para un proceso o servicio
- Mapear el comportamiento de los clientes.
Beneficios de implementar formularios en línea
Considerando el nivel de competitividad que existe en el entorno empresarial actual, la implementación de formularios en línea será fundamental para la optimización de procesos. Al tomar la decisión de digitalizar los formularios de tu empresa, encontrarás múltiples beneficios relacionados con una gestión apropiada del flujo de información:
Permiten ahorrar dinero
Muchas empresas aún gastan dinero imprimiendo y almacenando documentos sin justificación alguna, una información que perfectamente podría guardarse en servidores físicos o virtuales, en la nube y también en servidores independientes. Cambiarse a formularios en línea supone un ahorro considerable de recursos económicos que pueden destinarse a mejoras en otras áreas.
Aceleran procesos administrativos
Recopilar información de forma digital, haciendo uso de formularios en línea, web y móviles, tiene la capacidad de ahorrar tiempo y acelerar procesos administrativos. Los formularios en línea centralizan el flujo de información de la empresa, haciendo que esta se encuentre disponible en todo momento para apoyar la toma de decisiones internas y mejorar la experiencia del cliente.
Ayudan a centrar la atención en el cliente
Las necesidades y preferencias de los clientes varían de forma continua y los formularios en línea permiten a las organizaciones dar respuesta rápida a estos cambios. Ejemplo claro de ello, es la información recopilada a partir de informes de incidencias y encuestas de satisfacción al cliente, herramientas centradas en conocer el cliente y entender sus necesidades.
Reducción de errores de proceso
Otra de las grandes ventajas que tienen los formularios en línea, es su capacidad para reducir la incidencia de errores humanos. Al simplificar el proceso, los trabajadores ganarán precisión, pues tendrán menor oportunidad de equivocarse. Funciones como los Check-List (Listas de verificación) al finalizar un trabajo, aseguran la reducción de errores humanos en procesos repetitivos.
Facilitan el seguimiento y análisis de información
Tanto la gestión de informes y gestión documental, como el seguimiento y análisis de información, se verán beneficiados con la implementación de formularios en línea y formularios móviles. Estos consiguen reducir el papeleo innecesario, hacer que la información llegue a quién corresponde de forma expedita y consigue mejoras evidentes en el flujo de trabajo y la experiencia del cliente.
¿En qué situaciones deberías estar utilizando formularios en línea?
Conocer los beneficios de emplear formularios en línea y entender su importancia para la optimización de los procesos es un asunto trascendental. Sin embargo, implementarlos y administrarlos correctamente puede convertirse en el desafío auténtico. Para ilustrar mejor el tema, te presentamos algunas situaciones donde tu negocio debería estar utilizando formularios.
Sistema de agendamiento de citas
Los sistemas de citas hacen parte del conjunto de soluciones destinadas a mejorar la experiencia del cliente, junto a las filas virtuales, las citas por video y el sistema de gestión de turnos. Con la herramienta de formularios en línea, puedes adelantar procesos de la cita, por ejemplo, si fuera una cita médica, puedes pedirle que llene sus datos antes de asistir a la cita, ya sea virtual o presencial; Igualmente con cualquier otro tipo de servicios, así la experiencia del cliente no se verá afecta con procesos que se pueden percibir lentos.
Contactar con la empresa
Cuando el cliente tiene necesidad de comunicarse con la empresa, cualquiera que sea el motivo, necesita una vía expresa para hacerlo. En esta situación, la implementación de un formulario de contacto y un sistema de atención remota de clientes puede hacer que el contacto con la empresa se produzca sin mayores complicaciones.
Recepción de órdenes
Estos permiten que los visitantes de un sitio web realicen pedidos. Son comunes en plataformas eCommerce, también en empresas de prestación de servicios, sirviendo para captar información del usuario, la cual es esencial para el cumplimiento de la orden, por ejemplo: datos personales, datos bancarios, dirección de entrega, horario de entrega, información de facturación, etc.
Encuestas de satisfacción
Si lo que buscas es conocer la opinión sincera de los clientes respecto a la calidad de los productos o servicios ofrecidos y la experiencia del cliente, los formularios online pueden utilizarse para realizar encuestas de satisfacción y obtener estos datos en tiempo real. Nuestro sistema de encuestas consigue organizar la información obtenida para que puedas darle seguimiento inmediato.
Resulta indispensable optimizar los procesos internos del negocio para poder mejorar la experiencia del cliente. En este sentido, desde ACF Technologies brindamos todo el apoyo que tu empresa necesita, acompañándote en cada etapa del proceso de transformación digital con soluciones tecnológicas adecuadas a cada necesidad. Contáctanos para solicitar tu demo hoy.
