Las cajas de compensación enfrentan diversos retos a la hora de gestionar los turnos y citas de sus usuarios.
Los largos tiempos de espera, lentos procesos de atención, y constantes retrasos sumados a la falta de comunicación con los usuarios están pasando factura en estas instituciones tan vitales para la comunidad. Esto ha dado pie a que las cajas de compensación se sumarán a innovar en sus estrategias de gestión de usuarios y flujo de procesos para poder brindar una mejor experiencia a sus visitantes.
Herramientas para la programación de citas en línea y de gestión de turnos, tanto presenciales como virtuales, se convirtieron en las mejores aliadas de estas instituciones en sus esfuerzos de sobreponerse a los retos que se les presentaban.
Hoy queremos presentarte las 4 principales ventajas que han experimentado estas entidades al implementar este tipo de herramientas:
1.- Ahorro de tiempo para los usuarios y el personal:
Los tiempos de espera excesivos que molestaban a los beneficiarios quedaron en el pasado. Contar con una atención rápida traerá buenos resultados, ya que el usuario se sentirá importante y atraído hacia la marca generando fidelización.
Uno de los casos de éxito mas interesantes que poseemos es el de Davivienda Honduras, el banco redujo a cero los tiempos de espera con su aplicación Daviturnos, un servicio que le permite a los clientes gestionarse un turno desde la web, mejorando la experiencia del usuario para ahorrar tiempo. La solución permite a los clientes generar su turno en línea para ser atendidos en la sucursal o agencia que más le convenga según tiempos de espera del servicio requerido. Se obtuvieron resultados increíbles, teniendo como principal que el 100% de los usuarios que utilizan Daviturno Web redujeron el tiempo de espera a cero minutos.
Implementando esta solución, las empresas pueden organizar adecuadamente los procesos de servicio, reducir la latencia, acelerar y priorizar a los usuarios por segmentación y servicios solicitados. Al optimizar el proceso de solicitar una cita, el usuario no pierde tiempo y la experiencia se desarrolla mejor.
2.- Reduce los costos operativos, agilizando el proceso de programación y mejorando la eficiencia de los agentes:
Una plataforma de reserva de citas, entrega una interfaz intuitiva y omnicanal que permite gestionar franjas horarias y asignar al personal que mejor se adapte a las necesidades del usuario en cada visita, además puedes:
- Predecir la cantidad ciudadanos que se pueden presentar.
- Controlar el flujo de usuarios, minimizando la aglomeración en las salas de espera.
- Disponer del personal necesario según el flujo de visitas.
- Empoderar al usuario ante la posibilidad de cancelar o modificar una cita.
- Conocer cómo se comporta cada consulta, agencia o local con el fin de:
- Saber cómo administrar mejor los horarios.
- Mejorar la productividad al disminuir el ausentismo.
- Optimizar recursos al redireccionar tráfico hacia sucursales con agentes disponibles para atención.
Al mismo tiempo, puedes reducir a cero la tasa de abandono. Con ayuda de los recordatorios todos los usuarios estarán informados en tiempo real sobre su cita, si existe algún tipo de cambio o ajuste serán informados inmediatamente.
Nuestro sistema elimina tareas innecesarias, mejora el tiempo de atención y la eficiencia operativa, reduce la carga de sus trabajadores, mejora la planificación de recursos y reduce los costos operativos.
3.- Mayor interacción y comodidad:
Ser capaz de interactuar con los usuarios antes, durante y después de una visita no solo mejora la experiencia, sino que también mejora significativamente la eficiencia operativa.
Con este sistema el proceso es sencillo y está pensado para personas que no tienen tanto conocimiento con la tecnología, específicamente a esa población de mayor edad. Recuerda que la satisfacción del usuario es esencial para tu negocio, por eso debes ser cuidadoso en las estrategias que te plantees. Cuenta con nuestra herramienta de WhatsApp citas y filas.
4.- Evitan aglomeraciones:
Reduce las molestas colas y los largos tiempos de espera. Las soluciones de gestión de capacidad lo ayudarán a realizar un seguimiento de cuántas personas están esperando su turno, esto será fundamental para administrar a esos usuarios y mejorar su experiencia. De esta forma, podrás lograr una mejor conexión entre tu organización y tus usuarios.
Ten en cuenta que los sistemas de gestión de turnos son sistemas versátiles que ayudan a organizar y controlar los tiempos de tus usuarios, y generalmente ofrecen distintas herramientas que trabajan en conjunto, para alcanzar objetivos específicos, entre éstas turnos virtuales y la reserva de citas.
Dependiendo de tus necesidades, tu organización puede beneficiarse de todas estas formas:
- Administrar mejor el flujo de usuarios
- Asignar automáticamente a los visitantes a los servicios que necesitan
- Obtener un registro de datos y su verificación con bases de datos o CRM
- Seguimiento y priorización de usuarios a través de reportes históricos y en tiempo real
- Predice cuántos trabajadores, agentes necesitarás cada día basado en un análisis de datos histórico, metas de servicio actuales y necesidades futuras.
En conclusión, los sistemas de gestión de turnos y reserva de citas son una gran ayuda para mejorar la experiencia de los contribuyentes. Los beneficios de estas soluciones dependen mayormente de las necesidades de cada organización. Por esto, lo más importante es considerar cuidadosamente qué tipo de sistema se adapta mejor a tu modelo de negocios y objetivos estratégicos.
Ahora, más que nunca, las cajas de compensación necesitan seguir invirtiendo en soluciones tecnológicas que impulsen la calidad en el servicio hacia los usuarios, evitando abandonos y procesos lentos.
Es fundamental determinar cuál es la mejor herramienta para tu empresa y mejorar el servicio y la experiencia que reciben tus usuarios, en eso ¡Nosotros podemos ayudarte! Contacta a nuestro equipo de consultoría para agendar una demo de las herramientas que harán de las cajas de compensación la mejor experiencia financiera.
