Caso de estudio
Esta instalación médica canadiense tiene el honor de ser la organización más extensa de su región, contando con una fuerza laboral de aproximadamente 40,000 individuos. Formada en diciembre de 2017, surgió debido a la consolidación de múltiples autoridades sanitarias regionales más pequeñas que habían estado funcionando de manera independiente dentro de la región. Se compromete a ofrecer una amplia gama de servicios de salud, tanto directamente como a través de medios contratados. Estos servicios incluyen atención primaria y secundaria, atención domiciliaria y comunitaria, servicios de salud mental, iniciativas de salud poblacional y preventiva, así como servicios de adicciones.
El Desafío
A raíz de la pandemia de COVID-19, esta instalación médica enfrentó un aumento significativo de pacientes que buscaban la vacuna contra el COVID-19. Sin embargo, carecían de un sistema capaz de gestionar citas en el sitio web o por teléfono en la escala necesaria para administrar la vacuna. Por lo tanto, la instalación necesitaba urgentemente una solución basada en la web que pudiera facilitar rápidamente la programación de citas para la vacuna COVID-19, cumpliendo con las regulaciones específicas relacionadas con la edad del paciente y el tipo de vacuna.
La Solución
Para agilizar el proceso de citas en su multitud de clínicas, ACF Technologies implementó con éxito un sistema de citas basado en la web alimentada por Q-Flow. Esta solución innovadora permite a los pacientes programar sus citas de manera conveniente mientras garantiza el cumplimiento de las regulaciones de COVID-19, específicamente en lo que respecta a los requisitos de edad para la vacunación contra el COVID-19. El sistema ha sido diseñado inteligentemente para restringir la programación de múltiples citas para un solo paciente, promoviendo un acceso justo a los recursos de atención médica.
Además, la versatilidad de esta solución se extiende más allá de las citas para la vacunación contra el COVID-19. Se puede adaptar fácilmente para atender otros tipos de citas, como vacunas contra la gripe y pruebas de COVID-19, proporcionando una herramienta de gestión integral y eficiente para una amplia gama de servicios de salud.
Características de la Solución
Sistema de filas Q-Flow:
Al implementar un sistema filas, el proveedor médico ha mejorado significativamente la organización y tiene un mejor control de las experiencias de espera de los pacientes. Este software potente les permite asignar pacientes a los servicios específicos que requieren, garantizando un flujo de clientes fluido y eficiente. Con este sistema en funcionamiento, el flujo de clientes se gestiona de manera efectiva, lo que resulta en experiencias simplificadas y proporciona información en tiempo real sobre métricas cruciales de servicio al cliente que mejorarán las interacciones futuras con los clientes.
Programación de Citas en Línea:
La implementación de una programación de citas en línea ha empoderado a los pacientes con la flexibilidad para autogestionar, rastrear y modificar sus citas según su conveniencia. Esta solución conveniente no solo pone a los pacientes en control de su viaje de atención médica, sino que también garantiza que el flujo de clientes se alinee perfectamente con las capacidades de personal de las instalaciones médicas.
Con la integración de Q-Flow, este proveedor de atención médica se adhirió con éxito a las pautas de COVID-19 al gestionar cuidadosamente el número de pacientes atendidos en cualquier momento dado. Esto permitió que el personal médico enfocara su tiempo y experiencia en tareas más críticas, liberándolos de la carga de la programación manual.
Mensajes de SMS y Automatización de Correos Electrónicos:
Los mensajes de SMS y la automatización de correos electrónicos sirven como un puente de comunicación con los pacientes, dándoles actualizaciones y conocimiento en tiempo real de su progreso durante toda la duración de su visita. Ya sea para registrarse como cliente o confirmar su cita, el sistema Q-Flow permite una comunicación fluida entre las instalaciones médicas y los pacientes, mejorando su experiencia general.
Assistant Anywhere: permitiendo a los pacientes registrarse en cualquier lugar:
En lugar de tener que unirse a una cola para registrarse para su cita de vacunación o esperar en un vestíbulo, Q-Anywhere™ permite a los pacientes registrarse con sus dispositivos móviles cuando llegan al lugar. Los pacientes pueden esperar en su automóvil o en cualquier lugar cercano, lo que permitió a las instalaciones médicas mantener medidas seguras de distanciamiento social y minimizar las interacciones con los pacientes, liberando al personal médico para que se concentre en otras prioridades.
Reportes Personalizados:
- Reportes de Inmunización: La implementación de reportes de inmunización ha equipado a la organización de atención médica con la capacidad de rastrear y monitorear eficazmente varios aspectos de las vacunaciones. Estos reportes completos proporcionan información valiosa como el número de vacunas administradas, el tipo de vacuna específica administrada, la dosis (primera, segunda, refuerzo, etc.) y la marca de la vacuna (Pfizer, Moderna, etc.). Este sistema de seguimiento simplificado permite al personal acceder fácilmente y mantener registros de pacientes consistentes, facilitando la gestión eficiente de datos de inmunización.
- Citas de Laboratorio: A través de la utilización de reportes de citas de laboratorio, el personal médico recibe notificaciones avanzadas sobre el tipo específico de examen solicitado por cada paciente. Esta información permite al personal prepararse adecuadamente para las citas, asegurándose de tener los recursos necesarios disponibles. Al estar bien preparado, el personal puede mejorar su eficiencia, ahorrando tiempo durante las citas individuales de los pacientes y mejorando la entrega de servicios en general.
Los Resultados
Durante los últimos tres años, esta instalación de tratamiento médico canadiense ha forjado una exitosa asociación con ACF Technologies, obteniendo beneficios notables de la integración de Q-Flow en sus operaciones diarias. Estos son algunos de los logros destacados que han experimentado:
- Citas de Vacunación COVID-19: más de 600 mil fueron programadas dentro de los primeros tres meses utilizando Q-Flow.
- Manejo Eficiente de Citas Masivas
- Aumento de la Eficiencia del Personal
- Mejora en la Comunicación entre Pacientes y Personal
- Seguimiento Mejorado de Datos de Pacientes
La colaboración exitosa entre ACF Technologies y este proveedor de atención médica ha dado resultados extraordinarios, capacitando a su multitud de instalaciones médicas para ofrecer servicios mejorados y mejorar diversos aspectos de sus operaciones.
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