Esta universidad en Florida cuenta con un total de 8 campus y experimenta un alto volumen de tráfico estudiantil. Cada día, una multitud de estudiantes recurre a la universidad en busca de apoyo con admisiones, asesoramiento, inscripción, ayuda financiera y una variedad de otros servicios.
Antes de adoptar Q-Flow, esta universidad enfrentaba el desafío de gestionar sus 8 campus con sistemas dispares para los servicios estudiantiles, lo que generaba confusión tanto entre el personal como entre los estudiantes. Reconociendo la necesidad de cohesión, la universidad buscó un sistema unificado para agilizar las operaciones en todas las ubicaciones.
Además, la universidad se propuso modernizar sus métodos de comunicación buscando una forma más eficiente de llegar a los estudiantes a través de sus dispositivos móviles. Anteriormente, dependían de un proceso obsoleto que implicaba el envío de correos electrónicos a través de su proveedor de telefonía, lo cual resultaba poco confiable y engorroso.
Adicionalmente, con un fuerte enfoque en mejorar la experiencia estudiantil, la universidad carecía de una solución para recopilar comentarios y evaluar el sentimiento de los estudiantes. Deseaban una herramienta para medir la satisfacción estudiantil, monitorear el desempeño del personal y analizar métricas de datos de manera efectiva.
En 2013, la universidad se asoció con ACF Technologies para mejorar la experiencia en el campus tanto para estudiantes como para el personal. La integración de Q-Flow en sus operaciones diarias marcó un hito significativo. Inicialmente implementado en 5 campus, el éxito de Q-Flow llevó a su implementación en los 8 campus. Fue crucial integrar Q-Flow de manera fluida con su sistema de registros estudiantiles existente. Esto garantizó que cuando los estudiantes se registraban en el quiosco utilizando su identificación estudiantil, Q-Flow transmitía automáticamente esta información a su sistema de registros estudiantiles. Este proceso simplificado permitía la identificación eficiente de los estudiantes existentes, guiándolos en sus siguientes pasos.
Reserva de Citas en línea
La universidad utiliza el sistema de reserva de citas en línea de Q-Flow, lo que permite a los estudiantes gestionar sus horarios y simplificar el proceso de reserva de citas. Integrado de manera fluida con la aplicación móvil de la universidad, Q-Flow permite a los estudiantes programar citas cómodamente desde sus dispositivos móviles. Además, los estudiantes pueden registrarse virtualmente y unirse a las filas a través de la función de Q-Flow en la aplicación móvil. Esta funcionalidad no solo facilita la participación de los estudiantes, sino que también proporciona información valiosa sobre las tendencias de programación de citas, permitiendo una asignación eficiente de recursos.
Comentarios de los Estudiantes
Mejorar la experiencia estudiantil fue el foco principal durante este proyecto, según la universidad. La institución se comprometió a identificar áreas de mejora para atender mejor a sus estudiantes. En colaboración con ACF Technologies, implementaron la función de Comentarios de los Clientes de Q-Flow, lo que les permitió solicitar opiniones de los estudiantes tras sus interacciones con los servicios.
El objetivo principal era medir el sentimiento estudiantil en los 8 campus. Se invitó a los estudiantes a completar encuestas y proporcionar comentarios adicionales.
Esta iniciativa condujo al desarrollo de nuevas funcionalidades dentro del módulo de Comentarios de los Clientes: ACF diseñó un sistema para que la universidad recibiera alertas inmediatas sobre cualquier comentario negativo, lo que les permitió abordar proactivamente las preocupaciones planteadas por estudiantes específicos.
Encuestas e informes
Además de recopilar comentarios de los estudiantes, esta funcionalidad permite a la universidad acceder a una amplia gama de informes y datos, brindando visibilidad en sus 8 campus. Esto incluye citas del personal y los servicios. Los usuarios tienen la flexibilidad de filtrar los datos para ver todo el campus, enfocarse en servicios o departamentos específicos, o examinar cada campus individualmente.
Mensajes SMS
La universidad adoptó el sistema de mensajería SMS de Q-Flow para mantenerse en contacto con sus estudiantes. Este versátil sistema permite a la universidad enviar diversas actualizaciones, recordatorios de citas, encuestas, evaluaciones y más directamente a los dispositivos móviles de los estudiantes. Con esta transición a la mensajería SMS, la universidad puede asegurarse de que sus mensajes lleguen a los estudiantes de manera oportuna y confiable.
Limitación de Boletos Activos
Esta característica de Q-Flow garantiza una gestión eficiente de la capacidad, evitando que el personal de la universidad se vea abrumado al limitar el número total de boletos por servicio.
La colaboración entre ACF Technologies y la universidad de Florida ha dado lugar a numerosos logros. Desde la integración de Q-Flow en sus operaciones diarias, la universidad ha observado los siguientes resultados:
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