Acerca de Wake Forest Baptist Health
Un centro médico académico ubicado en Wake Forest, Carolina del Norte, el Wake Forest Baptista Medical Center incluye hospitales, clínicas, consultorios médicos, centros de diagnóstico e instalaciones de atención para más de 100 áreas de medicina. Q-Flow se ha implementado en más de 33 clínicas, tanto en el campus principal como fuera del sitio.
El desafío
Sirviendo a los residentes en más de 20 condados, el flujo de pacientes y personal a través de los casi 200 edificios de Wake Forest Baptist Health puede ser abrumador. Para brindar la mejor atención a los pacientes mientras se mantiene alta la productividad y la moral del personal, el centro médico necesitaba una solución de flujo de pacientes que pudiera mantenerse.
La solución
Wake Forest Baptist Health optó por el sistema de gestión de colas Q-Flow de ACF Technologies. La estrecha colaboración con el personal de TI del centro, el servicio al cliente estelar y una corta curva de aprendizaje aseguraron implementaciones fluidas, permitiendo a los pacientes y al personal experimentar los beneficios del sistema Q-Flow lo antes posible.
Tiempos de espera y largas colas
El proceso tradicional de registro de pacientes no funcionaba para las clínicas de Wake Forest Baptist Health, "Había largas filas y mucho estrés en el personal de escritorio", dice Jacob Grant, un planificador senior que ha supervisado más de 30 implementaciones de Q-Flow. "Los tiempos de espera fueron definitivamente un punto de dolor" Esas largas filas también fueron un dolor para los pacientes, literalmente. “Muchas de las clínicas tratan a los pacientes con una movilidad limitada que dificulta la permanencia durante largos períodos de tiempo. Además, los pacientes a menudo se sienten intimidados por las largas filas y el caos en el vestíbulo” recuerda Suzanne Coetzer, Gerente Senior de proyectos clínicos con los Servicios de Tecnología de la Información (ITS) del sistema. El registro es inevitable, pero el sistema de salud estaba buscando un mejor proceso. La búsqueda terminó con el sistema Q-Flow de ACF Technologies.
Tan simple como se pone
El tiempo de inactividad, los retrasos y la larga formación del personal sesiones a menudo parecen normales para el curso con la implementación de softwares. Con Q-Flow no es así. "Siempre estoy impresionado por la profundidad y amplitud del conocimiento del personal de implementación", dice Coetzer. La simplicidad de Q-Flow asegura que el personal esencial no se verá con horas de entrenamiento. "El personal tarda entre 10 y 20 minutos, si es que, para ponerse al día", dice Coetzer. "El personal está más desafiado en cómo obtener el icono en su escritorio que por el uso del programa," ella bromea.
Debido a que cada clínica de Wake Forest Baptist funciona como su propia unidad de negocio, cada equipo de administración se pone en contacto con ITS con respecto a las necesidades del software. Ocasionalmente, una clínica solicita una solución alternativa de gestión de colas, pero "Tan pronto como hablan con el personal que ya usa Q-Flow y ven el producto por sí mismos, se venden por completo" dice Coetzer.
Los resultados
Hoy, más de 30 de las clínicas multi especializadas del centro dependen de Q-Flow para agilizar el flujo de pacientes y mantener las clínicas funcionando sin problemas. El check-in de autoservicio y las alertas automáticas de tiempo de espera disminuyeron los tiempos de espera de los pacientes y contribuyeron a entornos de lobby más tranquilos y menos estresantes. Las métricas disponibles dentro de Q-Flow también han llevado a una asignación de recursos más eficiente, contribuyendo al ahorro de costos.
Mas allá de los tiempos de espera
Q-Flow también permite a los usuarios rastrear una variedad de métricas. En Wake Forest Baptist, el seguimiento de las horas pico y el volumen de pacientes han sido especialmente útil. "Este informe se ha vuelto realmente crítico", enfatizó Coetzer. La personalización de los niveles de personal de acuerdo con las horas pico redujo los costes generales y, dado que hay una mejor cobertura durante las horas pico, la moral del personal y la productividad han aumentado.
Las métricas de Q-Flow también han ayudado a argumentar la necesidad de más personal necesario. Los administradores de clínicas ahora pueden realizar solicitudes de nuevos empleados con mayor seguridad basados en datos. "Decir que necesitas personal versus mostrar el volumen y el flujo real de pacientes realmente proporcionaba la prueba de que ciertas clínicas tenían poco personal", explica Coetzer.
Planes futuros
No todos los centros médicos bajo el paraguas de Wake Forest han implementado Q-Flow, las instalaciones adquiridas a menudo vienen con sus propios sistemas heredados. Pero Coetzer anticipa altos niveles de interés. "Este producto se vende a medida", dice Coetzer. "Nunca ha habido una situación en la que he llamado (a ACF Technologies) con preguntas y no tuvieron la respuesta. Tienen una solución para absolutamente todo."
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