Um dos maiores desafios que a maioria das organizações de TI enfrenta é quando o software de agendamento de consultas é adquirido, ou seja, sua adoção e implantação. Esta postagem explica como fazer com que seu software de agendamento de consultas funcione mais rapidamente.
Trazendo software da 'teoria' para a realidade
Uma solução de reserva de compromissos geralmente é usada como forma de gerar receita, resolver problemas do cliente ou posicionar a empresa como um consultor de apoio.
No entanto, independentemente do motivo da compra, as organizações precisam garantir que o que compraram seja entregue, adotado e usado em toda a organização de uma forma que as ajude a demonstrar o retorno sobre o investimento (ROI).
Descobrimos que, embora muitas empresas gastam muito dinheiro comprando uma solução de software de um fornecedor, elas estão muito nervosas sobre como isso vai funcionar! Os usuários vão adotar ou não? Na verdade, em nossa experiência, maximizar o ROI tem tudo a ver com transformação digital. No final do dia, tudo se resume a: garantir que o software seja implementado corretamente e que as pessoas o estejam realmente usando.
O problema: pessoas que escolhem software geralmente não usam software
Muitas vezes descobrimos que várias pessoas estão envolvidas no processo de escolha de uma nova solução de software, especialmente quando as organizações passam por um processo completo de RFP. Isso normalmente inclui todos, desde as partes interessadas de negócios até as partes interessadas de TI, e frequentemente envolve os campeões da loja também. Mas, necessariamente, as RFPs geram requisitos e um caso de negócios com um conjunto limitado de pessoas em uma sala. No entanto, um grupo diferente de pessoas será afetado pela forma como os compromissos são reservados ou as reuniões são agendadas assim que o novo software é implantado: ou seja, usuários e clientes.
Isso levanta a questão: os requisitos de software serão realmente diferentes, uma vez que usuários e clientes se envolvam? Na maioria dos casos, eles serão, portanto, um dos primeiros pontos a se ter em mente ao tentar colocar seu software de agendamento de compromissos em funcionamento, qual a forma mais rápida de implementá- lo.
As partes interessadas de negócios e TI devem colaborar para obter os melhores resultados
Freqüentemente, trabalhamos com organizações onde há uma separação entre as equipes de TI e de negócios. Os negócios impulsionam a necessidade de mudança e a TI é responsável por entregá-la. Em última análise, depende do fornecedor de software e do lado de TI do negócio que está sendo entregue, que é onde nos envolvemos para tornar as coisas o mais perfeitas possível. É por isso que procuramos fazer recomendações com base na nossa experiência, a fim de alcançar a melhor mudança e garantir que o negócio receba o que esperam dela.
O segredo para uma implementação de software bem-sucedida está em adotar uma abordagem de entrega gradual
Você pode projetar o sistema exatamente como deseja com analistas de negócios, mas no mundo real o sucesso de um sistema que é usado em 5 a 1.000 lojas e com até 50.000 usuários depende de sua adoção. E porque eles usaram um sistema antes, eles terão suas próprias formas estranhas e maravilhosas de reservar compromissos, veja o horário da sala de reuniões, verifique os horários, atribua funcionários do atendimento ao cliente para lidar com as dúvidas dos clientes ou implemente processos.
1.- Comece com um MVP e obtenha feedback contínuo e iterativo dos usuários
É por isso que gostamos de começar com entregas em fases, um tipo de implantação ágil. É sobre colocar os elementos de implementação mais arriscados e importantes com antecedência, para começar com a parte da solução que entregará valor aos nossos clientes no menor tempo possível.
Equilibrar uma entrega em etapas é obter o máximo valor possível ao longo do tempo, mas não adicionar todos os riscos de uma vez.
Na maioria das vezes, se você está vendendo uma solução empresarial que está atingindo várias partes do seu negócio, geralmente recomendamos que você comece com uma abordagem de implementação de produto mínimo viável (MVP). A ideia por trás disso é basicamente obter feedback contínuo e iterativo dos usuários.
Tendemos a descobrir que começar com um lançamento de MVP, executá-lo em um conjunto piloto de lojas por, digamos, três semanas e, em seguida, receber muitos comentários dessas lojas e filiais, oferecendo os melhores resultados para nossos clientes.
2.- Em seguida, mude para uma abordagem ágil de entrega
Depois de obter feedback dos usuários, revisamos essas mudanças, implementamos algumas e não outras, e construímos o que já existe até chegarmos a um ponto em que estamos felizes por ter coberto 80% da funcionalidade de nossos usuários.
Uma vez que os requisitos podem (e muitas vezes mudam) para se adequar ao cenário do mundo real em que os compromissos são reservados, uma abordagem ágil permite que essas mudanças sejam aplicadas ao projeto ao longo do caminho - requisitos e sprints. Podem ser adaptados e aplicados ao implantação de forma ágil.
3.- Implante soluções de reserva de sala de reunião / agendamento de compromissos, um canal de cada vez
Além de ter uma entrega em fases que incorpora recursos e funcionalidades, uma entrega em fases também pode ser aplicada à implementação de uma solução de software de agendamento de compromissos de canal. Isso é algo que realmente recomendamos às empresas que estão adotando nossas soluções, especialmente quando você não tem nada para começar.
A maioria dos nossos clientes: sejam varejo, financeiros ou do governo local, geralmente começarão implementando uma solução para usuários em suas lojas ou filiais. Portanto, eles podem ter uma presença online e uma presença de call center, mas geralmente não recomendamos fazer todos esses canais de uma vez.
Estudo de caso: exemplo do mundo real
Uma grande loja de varejo no Reino Unido adotou essa abordagem.
Precisavam de uma solução de agendamento de compromissos para que o público em geral pudesse marcar consultas com especialistas médicos quando as lojas estivessem abertas. Os especialistas estavam disponíveis e os quartos eram gratuitos. Sua intenção era permitir que seus clientes agendassem consultas - de exames de vista a vacinas contra gripe e reformas - tanto na loja quanto online.
Para garantir que os recursos estivessem disponíveis para o público em geral da melhor maneira possível, primeiro lançamos nas lojas e depois os colocamos online para os clientes reservarem.
Para garantir que as lojas e os usuários utilizem o sistema da maneira correta, criamos uma lista de verificação de conformidade com cada uma de suas filiais. Depois que cada loja se qualificou, elas foram incluídas no lançamento gradual para disponibilizar seus compromissos online.
Queríamos ter certeza absoluta de que estávamos fornecendo ao público em geral informações corretas sobre a disponibilidade, para que eles tivessem a flexibilidade de agendar horários adequados, mas também para garantir que não colocássemos a empresa em uma posição onde eles deveriam forneça serviços em horários ou locais que possam criar ineficiências em seus negócios.
Isso significava analisar os dados do sistema ao longo do tempo para alterar a disponibilidade de compromissos de uma forma que funcionasse tanto para as lojas quanto para o público. Por exemplo, logo percebemos que os compromissos no meio da tarde durante a semana não eram populares e mudamos o calendário para que os funcionários pudessem usar melhor seu tempo.
Este estudo de caso é apenas um exemplo das muitas soluções de agendamento de consultas que a ACF implementou em organizações que variam de operadoras de telefonia celular a conselhos municipais, sociedades de construção e veterinários.
Independentemente de onde nossos clientes usam Q-flow, ou se o objetivo do negócio original é gerar renda ao marcar consultas pagas ou melhorar o atendimento ao cliente, disponibilizando funcionários para aconselhar os clientes ou resolver seus problemas cara a cara, o sucesso chave foi determinado pela usabilidade da solução.
Com o tempo, aprendemos que a implementação gradual é a chave para tornar o software de agendamento de consultas mais rápido, com melhores resultados, a médio e longo prazo.
Precisa de ajuda? Estamos aqui para você
Mesmo se você estiver implementando outra solução, não importa. Temos uma equipe de especialistas com quem você pode conversar se quiser algum conselho de entrega ou implementação no espaço de transformação digital, quer você use Q-flow ou qualquer outra coisa, vamos conversar.
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