Sobre Wake Forest Baptist Health
Um centro médico acadêmico localizado em Wake Forest, Carolina do Norte, o Wake Forest Baptista Medical Center inclui hospitais, clínicas, consultórios médicos, centros de diagnóstico e instalações de atendimento para mais de 100 áreas da medicina. O Q-Flow foi implementado em mais de 33 clínicas, tanto no campus principal quanto fora dele.
O desafio
Servindo residentes em mais de 20 condados, o fluxo de pacientes e funcionários pelos quase 200 edifícios da Wake Forest Baptist Health pode ser esmagador. Para fornecer o melhor atendimento ao paciente e, ao mesmo tempo, manter a produtividade e o moral da equipe elevados, o centro médico precisava de uma solução de fluxo de paciente que pudesse ser mantida.
A solução
A Wake Forest Baptist Health optou pelo sistema de gerenciamento de filas Q-Flow da ACF Technologies. A estreita colaboração com a equipe de TI do centro, excelente atendimento ao cliente e uma curta curva de aprendizado garantiram implantações suaves, permitindo que os pacientes e a equipe experimentassem os benefícios do sistema Q-Flow o mais rápido possível.
Tempos de espera e longas filas
O processo tradicional de registro de pacientes não estava funcionando para as clínicas Wake Forest Baptist Health. “Havia longas filas e muito estresse na equipe de recepção”, diz Jacob Grant, um planejador sênior que supervisionou mais de 30 implementações de Q-Flow. "Os tempos de espera foram definitivamente um ponto problemático." Essas longas filas também eram uma dor para os pacientes, literalmente. “Muitas clínicas tratam pacientes com mobilidade limitada, o que dificulta a permanência por longos períodos. Além disso, os pacientes costumam se sentir intimidados pelas longas filas e pelo caos no saguão ”, lembra Suzanne Coetzer, gerente sênior de projetos clínicos com os Serviços de Tecnologia da Informação (ITS) do sistema. O registro é inevitável, mas o sistema de saúde estava em busca de um processo melhor. A busca terminou com o sistema Q-Flow da ACF Technologies.
Tão simples quanto se pode ser
Tempo de inatividade, atrasos e longas sessões de treinamento de equipe muitas vezes parecem normais para o curso com a implementação de software. Não é assim com Q-Flow. “Sempre fico impressionado com a profundidade e a amplitude do conhecimento da equipe de implementação”, diz Coetzer.
A simplicidade do Q-Flow garante que o pessoal essencial não seja visto com horas de treinamento. “A equipe leva de 10 a 20 minutos, se é que leva algum, para recuperar o atraso”, diz Coetzer. “O pessoal é mais desafiadomais sobre como obter o ícone em sua área de trabalho do que usando o programa ", ela brinca.
Como cada clínica Wake Forest Baptist funciona como sua própria unidade de negócios, cada equipe de gerenciamento entra em contato com o ITS para tratar das necessidades de software. Ocasionalmente, uma clínica solicita uma solução alternativa de gerenciamento de filas, mas "Assim que eles conversam com a equipe que já usa o Q-Flow e veem o produto por si mesmos, eles se esgotam", diz Coetzer.
Os resultados
Hoje, mais de 30 clínicas multiespecializadas do centro contam com o Q-Flow para agilizar o fluxo de pacientes e manter as clínicas funcionando sem problemas. O check-in por autoatendimento e os alertas automáticos de tempo de espera diminuíram os tempos de espera do paciente e contribuíram para ambientes de saguão mais silenciosos e menos estressantes. As métricas disponíveis no Q-Flow também levaram a uma alocação de recursos mais eficiente, contribuindo para a redução de custos.
Além dos tempos de espera
O Q-Flow também permite que os usuários rastreiem uma variedade de métricas. No Wake Forest Baptist, monitorar os horários de pico e o volume do paciente tem sido especialmente útil. "Este relatório se tornou realmente crítico", enfatizou Coetzer. Personalizar os níveis da equipe de acordo com os horários de pico reduz os custos gerais e, com melhor cobertura durante o tempo de atividade, o entusiasmo e a produtividade da equipe aumentaram.
As métricas do Q-Flow também ajudaram a argumentar sobre a equipe tão necessária. Os administradores da clínica agora podem fazer backup de novas solicitações de contratação com dados. "Dizer que você precisa de uma equipe em vez de mostrar o volume e o fluxo reais realmente provou que certas clínicas tinham falta de pessoal", explica Coetzer.
Uma Melhor experiência do paciente
A interface simples do Q-Flow é um de seus principais recursos, observa Coetzer. "É reconfortante. É muito simples para os pacientes simplesmente entrarem, apertarem um botão e se sentarem, em vez de entrarem na fila." Além disso, em departamentos como o centro de câncer, os pacientes são muito sensíveis aos germes.
Não ter que navegar em várias telas é um benefício significativo. “Esses pacientes não querem tocar na tela mais do que o necessário”, enfatiza Coetzer.
Os pacientes também adoram o recurso picture-in-picture, que permite aos monitores exibir TV ao vivo, além do tempo de espera. “É quase relaxante. Os pacientes que chegam à clínica geralmente ficam ansiosos e apreciam a distração”, diz Coetzer.
Planos futuros
Nem todos os centros médicos sob a égide da Baptist Wake Forest implementaram o Q-Flow, as instalações adquiridas geralmente vêm com seus próprios sistemas legados. Mas Coetzer prevê altos níveis de interesse. “Este produto é feito sob medida”, diz Coetzer. "Nunca houve uma situação em que eu ligasse para a (ACF Technologies) com perguntas e eles não tivessem a resposta. Eles têm uma solução para absolutamente tudo."
