La gestión de turnos es indispensable para optimizar la atención al cliente en cualquier institución. En el caso de las cajas de compensación, la propia dinámica de atención al usuario exige atravesar un proceso de innovación tecnológica y automatización de procesos, involucrando un sistema de gestión de turnos que evite retrasos en la atención y permita el control del flujo de usuarios.
Razones para implementar un sistema de gestión de turnos
Un sistema de gestión de turnos y los sistemas de citas, son recursos tecnológicos diseñados para la automatización de procesos. Permiten a las empresas de todos los tamaños un mejor control del tiempo de espera de sus clientes, incrementando la productividad, reduciendo la carga de trabajo e incrementando la experiencia del cliente al proporcionarle un servicio de mayor calidad.
Implantar un sistema de gestión de turnos en una caja de compensación trae orden y mayor eficiencia en el interior de la empresa, pues garantiza una mejor gestión de los recursos. De cara al cliente, permite la reducción de los tiempos de espera que son tan incómodos para quienes acuden por atención.
Estas serían algunas de las razones por las cuales resulta una buena idea implementar un sistema de agendamiento de citas, acompañado de un sistema de gestión de turnos en cajas de compensación:
1. Mejorar la gestión de turnos de trabajo
Una de las principales razones por las cuales apostar por un sistema de gestión de turnos que permita controlar los diversos aspectos del flujo de trabajo en cajas de compensación, es la posibilidad de facilitar la gestión del recurso humano.
Con el apoyo de una herramienta automatizada, es posible controlar el agendamiento de citas y la gestión de filas, es posible organizar equipos de trabajo y distribuir sus turnos de forma más eficiente. Esto facilita la creación de entornos de trabajo colaborativo, mejorando el ambiente laboral de cara al cliente.
2. Incrementar la satisfacción del cliente
Gracias a un sistema de gestión de turnos en cajas de compensación, el cliente asume el control de su propio tiempo, generando y programando las citas que necesite de una forma autónoma. Podrá seleccionar la sucursal en la que desea recibir atención y recibir notificaciones sobre el estatus del turno en tiempo real.
La atención personalizada y poder tener control sobre su propio tiempo son factores que inciden positivamente en la percepción de calidad en la atención al cliente.
3. Mejorar la trazabilidad total
La implementación de un sistema de gestión de turnos tiene la particularidad de ofrecer una cantidad significativa de datos estadísticos, los cuales pueden ocuparse para visualizar la trazabilidad total en el servicio al cliente.
Esta información estadística facilita la visualización del recorrido del cliente y la aplicación de estrategias para disminuir tiempos de espera que deriven en la reducción de abandono por parte de los usuarios.
4. Realizar acciones de marketing
Con el agendamiento de turnos se generan datos que pueden utilizarse tanto en la predicción de comportamiento del cliente, como para acciones de marketing con segmentación precisa que permitan la monetización del tiempo de espera.
Por ejemplo, las cajas de compensación podrán aprovechar el tiempo de espera para llamar la atención del usuario sobre algún producto o servicio que le sea particularmente beneficioso. También le será útil a la administración para identificar los productos o servicios con mayor demanda entre los usuarios y realizar acciones de marketing para impulsarlos.
Claves para la gestión de turnos y programación de citas en cajas de compensación
Una solución basada en software de programación de citas, filas virtuales y gestión de turnos es adecuada para personalizar el servicio al cliente y mejorar la imagen de la empresa. A grandes rasgos, hay tres claves esenciales que deben considerarse al buscar realizar mejoras en la gestión del flujo de clientes:
1. Incorpora soluciones tecnológicas especializadas en la gestión del flujo de clientes
Las soluciones destinadas a la gestión de turnos hacen parte de un ecosistema de gestión complejo, por lo tanto, serán más eficientes y efectivas cuando se integran a un Business Process Management (BPM) y otras soluciones destinadas a la atención al cliente, como gestión de áreas de espera, programación de turnos y filas virtuales.
Tal como puedes observar, es necesario evaluar las necesidades reales de la empresa e incorporar el conjunto de soluciones tecnológicas apropiadas. Para esto, será necesario analizar con detenimiento todos los procesos actuales de la sucursal y elegir las herramientas más adecuadas basándose en el presupuesto establecido.
2. Segmentación previa a su llegada
La implementación de herramientas para la gestión de turnos hace posible la segmentación previa del cliente. Si las diferentes sucursales de las cajas de compensación ofrecen diferentes tipos de productos/servicios, entonces puedes aprovechar las ventajas de la gestión de turnos digital, pudiendo saber qué necesitan los clientes antes de su arribo a la sucursal.
Esto permite que la gerencia pueda tener una visión general de los productos y servicios que serán solicitados por los clientes con anticipación, pudiendo asignar los recursos materiales y humanos adecuados en consecuencia. Con esto se evitan las aglomeraciones y se proporciona una mejor experiencia al cliente en cada ocasión.
3. Simplifica procesos
Tendrás que apostar por la simplificación de procesos. En principio, antes de la implementación de cualquier solución digital, será necesario realizar un análisis completo del proceso actual de atención al cliente, tomando en consideración los factores críticos que repercuten sobre el recorrido del cliente.
Al identificar todas las fortalezas y debilidades a lo largo del proceso de atención al cliente, será más sencillo avanzar hacia la automatización de procesos utilizando herramientas digitales como sistemas de filas, citas en línea, reserva de eventos online, formularios en línea y Staff Management, entre muchas otras opciones disponibles.
En ACF Technologies estaremos encantados de formar parte del proceso de transformación empresarial de tu negocio con herramientas destinadas a la automatización del proceso de atención al cliente. Puedes comunicarte con nosotros para brindarte información sobre nuestras soluciones de filas virtuales, agendamiento de citas y gestión de turnos.
